RPAを初めて導入する方は、RPAを導入することによってどんなメリットがあるのか、知りたいのではないでしょうか。
この記事では、RPAの仕組みから、導入することでのメリット、デメリットについて順を追って解説します。
更に、導入後に起こりうるデメリットを避けるために導入の際に注意すべきポイントについても解説しています。
RPA導入に迷っている方はぜひ参考にしてください。
RPAとは
RPAとは、「Robotic Process Automation」の略です。
従来、人が手作業で行っていたPC業務を、ソフトウェアロボットが代行して業務を行う、ソフトウェアロボットでの業務自動化のことを言います。
RPAの導入により
- 業務効率化
- 生産性向上
- 人的コストの削減
- 労働環境の改善
などの効果が期待でき、少子化での働き手不足解消に大きく貢献するでしょう。
特に会計事務の人材不足解消や一般事務の業務がRPAへと置き換わっていき、事務作業の現場ではRPAが欠かせないツールになっていくと思われます。
RPAの仕組み
RPAは、業務フローをロボットに覚えさせることでロボットが自動的に業務を行います。
作業フローを書き記したものをロボットと呼びますが、RPAで業務を自動化するには、まず自動化したい業務のロボットを用意する必要があります。
従来のRPAでは、ロボットを作成する際にプログラミングスキルが必要でしたが、近年のRPA製品はプログラミングの知識やスキルが必要なく、マウスやキーボードを使って操作できるようになりました。
普段の業務手順をそのままロボットに記憶させるだけなので、導入のハードルはかなり低くなっています。
RPAで効率が改善できる業務とは
RPAを導入することによって効率化が期待できる業務は、「PCを利用する作業」です。
人の判断や決断が必要な作業でも、判断材料となるデータ作りや、入力、出力作業はRPAで行い、判断部分のみ人が判断する事で、業務の全体改善に繋がります。
PC以外のものを使った、接客業務や、訪問活動などについてはRPAには向かない業務となります。
さて、自社の業務を見直してみると、このような業務は社内にたくさんあるのではないでしょうか。
RPAはPCで行う業務は自動化できますが、AIのように分類したり、予測をしたり、その為の学習をすることはできないため、考える業務は行えません。
しかし、RPAは一度業務フローを覚えると何度でも繰り返し、ミスせず処理を行うことができます。
よって、「特定のフォーマットに記入する」「大量のデータ処理や分析」などの一般的な業務には向いています。
データベースから売上データを取得し、Microsoft Excelに転記し、集計する業務や、経理業務でいえば、毎月定型で発行する請求書発行業務などルーチン化されている業務はRPAに向いているといえるでしょう。
業務フローが決まっている業務はRPAで自動化することにより、大幅な業務の効率化や人件費削減につながります。
さらには、システム間のデータ連携も可能なため、システムをまたいでおこなっていた転記、入力作業などもRPAにより自動化ができます。
RPAを導入する５つのメリット
RPAを導入することで得られるメリットは、「業務を効率化できる」「生産性が上がる」などが挙げられますが、ここでは更にメリットを細分化しています。
実際に業務をおこなっていた人がRPAを導入することによって実感しているメリットを5つ解説します。
人件費を削減できる
RPAを導入することで、それまで人がおこなっていた業務を自動化できます。
自動化された業務内容によっては1日数時間の削減にもなり、場合によっては月に数十時間の削減につながることも。
複数人でしていた作業も一人に減らすことができたり、労働時間が短くなることは、RPAで得られる大きなメリットです。
RPAの導入、運用保守にもコストがかかりますが、長い目で見ると人件費の方が多くかかると言われているため、RPAは人件費削減にはうってつけでしょう。
人的ミスをなくせる
定型業務や単純作業でも、人が作業することで必ずミスは起こってしまいます。
ですがRPAはロボットなので、一度覚えた業務フローさえ間違っていなければミスは発生しません。
さらには二重チェックなどの手間もなくなるため、ここでも人的リソースの削減につながります。
定期的に業務フローや作業内容を見直すことで、RPAのロボットも同時に見直しを行っていきます。
これにより、作業品質の担保も可能となり、マニュアルが不要となっていきます。
より重要な業務に時間を割ける
RPAにより定型業務や単純作業を自動化することで、より重要な業務へ時間を割くことができます。
RPAに任せられる業務、人間にしかできない業務に分けることで「ロボットが単純作業」「人間が付加価値のある業務」とすみわけもでき、更に生産性の向上につながります。
業務時間外も稼働できる
RPAはロボットが作業するので、環境を整えておけば業務時間外でも人の立ち会いがなくても稼働することが可能です。
在庫管理など業務時間外で行いたい作業も、RPAがあれば24時間365日処理することができます。
月に1度の調査、分析作業は、RPA導入後は毎日行う事が可能となり、作業工数が多すぎて諦めていた作業も今後はロボットが行ってくれる様になります。
PCで行う多くの日次、週次作業はRPAに置き換わっていくことでしょう。
それにより、大幅な働き方改革にもつながるでしょう。
部署単位で導入できるため無駄がない
RPAはPC一台から導入できるため、基幹システムのように、会社の基盤システム全体を整える必要がありません。部署単位、チーム単位での導入が可能です。
また、特別なスキルや知識が必要ないRPA製品も多くあるため、必要な分だけ、必要な現場に導入できます。
無駄なコストも手間も発生することなく導入できることもRPAの大きなメリットでしょう。
ちなみに、SynchRoid、BizRobo!では、無料トライアルライセンスの提供を行っており、スモールスタートに向けて、テストを行いたい企業様に最適な製品です。
RPA導入の２つの代表的なデメリット
それでは次にRPAのデメリットについても触れていきましょう。
RPAはメリットばかりではなく、導入することでかかる手間やリスクもあります。
代表的なデメリットとして、２つ解説します。
１、RPAの運用工数がかかる
RPAを導入した後もそのまま放置できるわけではありません。
業務フローや作業内容に変更があった場合は、それに伴ってロボットの変更が必要ですし、システムがきちんと稼働しているかを確認しておく必要があります。
ここを怠ってしまうと、間違った情報を記憶したままロボットが動き続けてしまうため、業務に支障をきたす可能性もあるでしょう。
２、費用対効果が高いとも限らない
メリットで人件費を削減できるとありましたが、RPAを導入、運用するにはコストがかかります。
■RPA導入の代表的な手順
１、自動化したい業務の洗い出し
２、業務フローの整理
３、RPA製品の選定
４、ロボット作成者の選定と教育
５、ロボットの作成
６、ロボット運用者の教育
７、ロボットの導入テスト
８、ロボットの導入
９、導入後の運用保守など
RPAの導入には、少なくともこれだけの手順を踏む必要があります。
普段の業務をおこないながらRPAの導入を進めるということはその間はそれだけの人的リソースがかかるということです。
さらにはRPAで自動化する業務が少なければ運用コストの方が高くつく場合もあるでしょう。
RPAの費用対効果を発揮するためには、じっくりと自動化できる業務を選定、自動化することによって削減できる工数を確認することが必要です。
ここまで、RPAの代表的なデメリットを述べてきましたが、それらの解決策として「ROBOT-HUB」があります。
【ROBOT HUB】
https://robot-hub.bizrobo.com/
「ROBOT-HUB」は、SynchRoid、BizRobo!で利用可能なロボットをユーザ様が、自由にご利用いただけるオンラインサービスです。
また、ロボットのオンラインチューニングや、保守サービス、OCR連携なども可能です
特徴
- 業務選定の必要がない
- 無料でダウンロードできるロボットが1000個以上ある
- 多くの会計ソフトや、アプリケーションに対応している
- 実装、サポートに必要なサービスがオンラインで提供されている
- OCRサービスとの連携や、実装に必要なサービスがオンラインで提供されている
といった特徴があります。
請求書、納品書など多くの紙をデータ化する、OCRの連携と言う入力層に始まり、さまざまな業務に対応する多くの種類の中間層のロボットを使い、出力層である、販売管理、会計、人事・給与、勤怠、経費精算など複数の業務で使うことでROIが出やすくなります。
さらに、ロボットのチューニングや保守のオンラインサービスもあるため、継続的に安心して使用することができ、導入企業の社員様がエンジニア教育を受ける必要もありません。全く新しいRPAの導入が実現可能な方法です。
RPA導入の際に注意すべき６つのポイントとは
RPAのメリットとデメリットをご紹介しました。
さて、デメリットを払拭するためには、RPAを導入する際に注意すべき点がいくつかあります。
これらのポイントに注意して慎重に導入を進めることで、導入後のトラブルを最低限に抑えることができるでしょう。
１、自社の課題や導入目的を明確にする
まずは自社で抱えている課題を明確にして、それがRPAを導入することで解決できるのか検証する必要があります。
業務フローやシステムが頻繁に変更される業務にRPAを導入すると、その度にRPAのロボットを作り替える必要があります。
自社の課題となる業務にRPAを導入することでどれだけの時間や工数の削減を見込んでいるのか、明確にしたうえで導入を検討しましょう。
２、RPAを導入する範囲は慎重に検討する
RPAで作業効率化を図ることができるとはいえ、最初から広範囲の業務をRPAで自動化させることは難しいでしょう。
まずは導入効果が高そうな業務で、ロボット化しやすそうな業務を選択し、小さな範囲から導入し、社員の皆さまがRPAに慣れてきて、十分な結果が得られてから範囲を広げていくことがお勧めです。
業務選定に人的、または時間的リソースを割くのが難しい場合は、「ROBOT-HUB」にて、一般的に効率化しやすい業務とそれに対応するロボットを探してみてください。ロボットの多くは無料でダウンロードして利用することができます。
【ROBOT HUB】
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３、RPA導入担当者と現場との連携を密にする
RPAのロボット開発担当者がいる場合、開発担当者と業務を行う現場との連携を密にしておくことが重要です。
そのため、開発担当者だけでなく実際にRPAを利用する現場の従業員がRPA導入に前向きになることが求められるでしょう。
ロボットの導入後に開発担当者と業務を行う現場担当者がより効率的な運用を進めていくために、現場の声を聞くことはとても重要になります。
４、RPA導入後の管理体制と運用ルールを決めておく
RPAは導入して終わりではなく、導入後の管理体制や運用ルールを決めていくことが重要です。
RPAの管理や運用を主とするチームを作るのか、それとも現場で管理していくのか、その場合誰にどの程度の知識が必要なのか、など、管理体制は事前に決めて整えておく必要があります。
RPAは全く操作をしたことがない方でも、メーカが提供するe-learningや、スキルトレーニングを受講すれば、管理や運用をおこなっていくことは可能です。
特に「SynchRoid」、「BizRobo!」は、ほぼノンプログラミングでロボット開発や管理運用ができるため、導入しやすいRPAです。
５、導入後ブラックボックス化しないよう対処法を検討する
RPAは自動で業務を進めてくれるため、担当者が十分な引継ぎをしないまま異動や退職してしまうケースもあります。
そのため、管理や運用のルールが明確化されないままブラックボックス化してしまう恐れがあります。
ブラックボックス化の対処法は「業務を可視化すること」です。
業務マニュアルの整備は不要となりますが、ロボットの稼働や、停止時の対処法などをマニュアル化して共有しておきましょう。
６、業務プロセスを定期的に見直す
人の手で作業する際も業務を重ねるたびに運用方法が変わるように、RPAも業務内容の変更や、プロセスの見直しに応じて改修をする必要があります。
それに応じたロボットの改修ができる体制を整えるか、改修を行うサービスを提供しているRPAツールを採用することが重要となります。
まとめ
RPAを導入する際のメリット、デメリット、その対策などをご紹介してきました。
RPAは導入することによって会社にとって大きなメリットがあることも事実です。
上手く使えば、人件費を削減し、業務を効率化、生産性の向上が実現でき、会社の成長へも大きくつながるでしょう。
業務分析をできる社員はいるのか？
ロボットを開発できるエンジニアを社内で育成するのか？
サポートはどうするのか？
RPAを導入する際に一番重要となってくる課題を社員で解決できるのか？
ROBOT-HUBを利用してみるのか？
「どうしてRPAの導入が必要なのか」という目的を明確にすることも大事ですが、実際に導入する場合に発生する課題と、その解決方法まで明確にすることが導入成功への近道と言えるでしょう。
