今回は、メールの自動送信ロボットの機能について、設計開発部の小林さんに詳しくお話を伺いました。
▼ロボットの概要についてはこちらの記事をお読みください。
メール自動送信管理ロボットで作業時間と人為的ミスを削減
複数行のメッセージも簡単！メール送信
小林さん：定型文をメールで送る業務に役立ちます。例えば、従業員への給与明細や顧客へのダイレクトメールなど、決まった日時に多数の宛先にメールを送信する事務作業がありますよね。
この際、1件1件手動で送信していると、メールアドレスを入力して、本文を入力して、場合によっては添付ファイルを付けて、ということを件数分繰り返すことになります。
同じような事務作業に時間が取られるのは非効率的ですし、何より、文章のコピー＆ペーストの途中での誤字脱字や、宛先の入力間違いなどが起こる可能性があります。
今回ご紹介するロボットは、あらかじめ設定したメール件名と定型文を、決まった日時に決まった宛先に向けて自動で送ることができます。
このロボットを使えば、繰り返し作業の時間を削減することができますし、業務の正確性も上がります。
ユーザー側でカスタマイズも可能
小林さん：設計自体はシンプルなロボットですが、汎用性が高いです。ユーザー側でカスタマイズもしやすいようにできています。
基本的機能は、決まった日に、決まった文書で、決まった宛先へメールを送信することですが、必要に応じて各種添付ファイル（画像やPDFなど）も送ることができます。
ですから例えば、顧客に向けたダイレクトメールに商品画像を添付して文章とともに送れば、メールの訴求効果を上げることができると思います。その他にも、添付ファイルが送信できるようにカスタマイズを行えば、取引先に見積りを送ることもできます。
ロボットをダウンロードするかたへメッセージ
小林さん：経理ご担当の方や、メールマーケティングに携わる方などです。
メール送信という業務は、送信先を間違えてはならないけれども、行う作業自体は単調なものです。定型文であればなおさらです。
それを、あらかじめ宛先や定型文を設定してロボットで自動送信できるようにしておけば、毎回のメール送信作業にかかる時間は大幅に節約できます。
さらには、誤字脱字の防止、送信ミスや送信漏れもロボットの正確性があればほぼ防げますから、宛先間違いによる個人情報漏えいのリスクも下げることができます。
毎回のメール送信業務を負担に感じていたり、もっと他のことに時間を使いたいと思っている方には、とてもおすすめしたいロボットです。
複数行のメッセージも簡単！メール送信
