今回は、Googleフォームの管理を補助するロボットの設計に携わった木村由紀子さんに、ロボット開発の背景や使い方についてお話を伺いました。
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【Google Forms】 回答受付停止を自動で♪ 締切処理漏れを防ぐ。総回答数も一覧で簡単把握☆
木村さん 運用者の方はあらかじめ、現在運用されているGoogleフォームのファイル名、回答期日をMicrosoft Excelファイルに書き込んでいただきます。ロボットがそのファイルを読み込み、実際のGoogleフォームを探して回答期日が来ているかジャッジを行い、期日が来ていたらフォームを閉じる処理を行います。
最後にそれぞれのフォームの回答数がファイルに書き込まれるので、反応がどれくらいあったかという分析にも活用いただけます。
木村さん ファイル名が一致するGoogleフォームをロボットが検索する際に、ロボット特有の動きを想定し配慮する必要がありました。
例えば、Googleアプリケーションの一覧表示の仕様は、リスト表示かギャラリー表示かをユーザが自由に選べるようになっています。
ロボットが情報を掴みにいこうとした時に、表示状態が違うとページを構成している要素そのものの構造が違ってしまうため、リスト表示かギャラリー表示のどちらの表示状態になっていたとしても、ファイル名にフォーカスを充てて検索できるように、処理を一工夫しました。
人にしかできない価値を創造するためのロボット
木村さん
「フォームを検索し、期日を迎えたフォームを閉じる」というロボットを設計する際に、フォームを閉じた後にユーザは何をするだろう？と想像しました。そこで、私だったらどのくらいの反応率があったかを確認したいなと思い、処理に追加することにしました。
フォームの内容や回答期間の長さなどが、反応率にどのくらい影響するのか、適正値を探っていくツールとしてもお役に立てると思います。
単純に細々とした作業を自動化するだけでなく、ちょっとしたひと工夫がロボットの付加価値となって、多くの方に使っていただけたらという願いを込めています。
人は人にしかできない仕事の価値を生み出し、ロボットはそれを助ける役割だと思っています。
手作業でやろうと思えばやれることを、あえてロボットでやる意味は、人が、人ならではの創造性やクリエイティブなことに使う時間を確保すること。
それらに活かせる情報を手作業で取得すると、面倒だったり時間がかかるので、さらに加工できる情報を取得するロボットはユーザにとっても使い勝手がいいと思っています。
ロボットをダウンロードするかたへメッセージ
木村さん
キャンペーンやアンケートを行い、なんとなく回答を確認して「あ～、いい感じだね」とそのままにしてしまうこともよくあると思います。
今回のロボットで取得できる数字はユーザからの回答数ですが、その他の情報を肉付けすることでさまざまな分析に行うことが可能です。
例えば、Microsoft Excelの機能のピボットテーブルと併用していただき、キャンペーンを打つ時期や期間設定、内容や対象者による反応率の差異などの分析を行うことで、よりよいキャンペーンの実施やアンケート回収の改善に活用していただけるといいなと思っています。
Googleフォームにまつわるさまざまな操作が他にもありますので、アンケートフォームを自動作成するロボットや、複数のアンケート結果をより見やすく出力するロボットなど、これからシリーズ化して開発していく予定です。
このロボットだけでなく、シリーズでダウンロードしていただくことで、Googleフォームを利用する際の全体の業務改善により一層つながっていくと思います。
ぜひお楽しみに見ていただけたら嬉しいです。
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