今回は、Microsoft Excelのデータを抽出、転記するロボットについて、設計開発部の小林さんにロボットの使い方についてお話を伺いました。
▼ロボットの概要についてはこちらの記事をお読みください
Microsoft Excelのデータ抽出、転記ロボットで転記ミスや作業時間を削減
☆Excelテクニック☆複数Excelファイルを開いてデータ抽出
小林さん Microsoft Excelを使った事務作業、特に集計作業を必要とするシーンで役に立つロボットです。事務作業の中でも、データの集計など作業工数のかかる作業はできるだけ簡略化したいと考える方が多いと思います。
また、データの転記を手動でおこなうと細心の注意を払っていてもミスが起こり、それにより他の作業に支障が出ることもあります。
そんな時にこのロボットを使い、作業のほとんどをロボットで自動化すれば、これまでデータの転記や集計にかけていた時間が大幅に削減され、正確性も増します。業務効率化の面で大きく役立ってくれるはずです。
小林さん 利用シーンの例としては、社内やグループ会社同士で共通のMicrosoft Excelのフォーマットを使っていて、それらをまとめて一つのファイルに集約する際などが挙げられます。
このロボットは、複数のMicrosoft Excelファイルから必要な情報を抽出し、必要に応じて数値を集計し、別のMicrosoft Excelファイルに転記することができます。
データの転記・抽出・計算・集計を自動化
小林さん 複数のMicrosoft Excelファイルから情報を抽出する作業、それを別のMicrosoft Excelファイルへ転記する作業、そして抽出したデータを計算・集計する作業を自動化することができます。
一つ一つを見るとそれほど複雑な作業ではないのですが、一度に大量におこなう必要がある業務では、相当な工数が必要になってきます。
それらの作業を定期的におこなうのであれば、定期的に工数を確保する必要があります。これをロボットにより自動化することによって、データを転記、集計する作業の負担を大幅に軽減することが可能となります。
Microsoft Excelの基本的な使い方に沿って、関数を入れることができたり、複数のデータを集約して転記することができます。
ロボットの操作もユーザーが簡単に操作できるように設計されているので、ユーザーご自身でカスタマイズも行えます。
そしてこのロボットでは、複雑な関数の使い方が分からない方でも自動で計算ができるようにしているので、Microsoft Excelの基本的な操作ができる方であれば、どんな方でもロボットを使いこなすことができると思います。
ロボットをダウンロードするかたへメッセージ
小林さん 一番は事務作業を担当される方に、現在抱えている作業の負担軽減に使っていただきたいと思っています。
社内や顧客にMicrosoft Excelのテンプレートを配布して回答を回収し、そのデータの情報集約を行うケースや、過去のデータを定期的に別のMicrosoft Excelファイルに転記をするケースなど、会社によって様々な作業があると思います。
このロボットはMicrosoft Excelのファイルであればどんなデータでも対応できるように設計されているので、データの集計、転記が必要な業務では必ず役に立つロボットだと思います。
そういった業務を定期的に抱えている方にはぜひ使っていただいて、事務作業の負担を軽減していただけたらと思います。
それほど操作が難しくないので、事務作業のサポートをされている方でも使いこなせると思います。
☆Excelテクニック☆複数Excelファイルを開いてデータ抽出
