少子高齢化や労働環境の変化などから、業務効率化が注目を集めています。その方法はさまざまですが、中でもRPAは注目される手法の1つです。しかしRPAがどのような概念かわかっていない場合、本当に業務効率化できるか疑問に思う方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで今回はRPAを導入することで「どのような業務が効率化できるか」「どのくらい業務効率化できるか」について、実際の事例とともにご紹介します。RPA導入の参考になれば幸いです。
RPAとは
RPAとは「Robotic Process Automation」の略称で、ソフトウェアロボットが業務を代行し自動化することを指します。RPAを導入することで、これまで人の手で実施していた業務を自動化することができます。
企業がRPAを導入すると以下のメリットがあります。
・人件費の削減
・人的ミスの減少
・単純作業や手作業の減少
・業務時間外も稼働（24時間365日稼働可）
・小規模な現場単位から導入が可能
上記のようなメリットがあるRPAですが、「導入や使いこなすのが難しそう」と、イメージする方は珍しくありません。しかし近年ではインストールが簡単、直感的な操作が可能なものが増え、専門的な知識がなくても使いこなせるRPAが増えています。その一例として、Softbank社の「SynchRoid」や、RPAテクノロジーズ社の「BizRobo!」が挙げられます。
事前にメリットやデメリットを確認した上で導入を検討してみましょう。
RPAで業務効率化できるも・できないもの
RPAで効率化ができる業務は定形で繰り返し行い、かつ、PCで完結する業務です。
例えば以下のような業務があります。
・指定データの抽出
・抽出したデータの集計
・条件に基づいたデータチェック
・メールの一斉送信
・データのアップロードやダウンロード
RPAは人がPC上で行う業務をロボットに覚えさせ、業務を自動化する仕組みです。言い換えれば、人が手で実施する業務をロボットが真似することです。ルール化された業務であれば24時間365日、とどまることなく正確に続けることが可能です。
社内の定形業務を見直すことで、どの業務にRPAを導入すると効率化が図れるか洗い出すことができます。
一方で、RPAはルール化されていない業務や人の判断が必要な業務などは不得意です。それは、RPAは事前に決められた業務以外の判断はできないからです。
RPAで業務効率化した事例
RPAの導入で具体的にどのような業務効率化が行われているのでしょうか。ここでは、実際にRPAを導入して業務効率化に成功した事例をご紹介します。
約3200時間の作業時間削減
印刷業務を中心にWebマーケティングやリクルートなど、多岐にわたって事業展開をしている「東洋株式会社」は繁忙期に集中する印刷業務の効率化が課題でした。
自動化できる業務は極力自動化していきたいという思いからRPAを導入し、従来は3800時間かかっていた作業を600時間に短縮することに成功しています。導入後は通常業務の自動化に向けて、積極的にRPAの導入を進めています。
| 企業名 | 東洋株式会社 |
| 所在地 | 北海道帯広市西10条南9丁目7番地 |
| 主な業務内容 | 印刷業務 |
| RPA導入前の課題 | 繁忙期の作業時間 |
| RPA導入後の変化 | 約3200時間の作業時間の削減 |
自動入力で作業時間がほぼゼロ
主にシステム開発やRPA開発を行う「シー・システム株式会社」は、銀行振込の件数が増えるほど増加する作業時間が課題でした。事業規模の拡大に伴い、人手不足と事務作業が煩雑になっていました。RPAを導入し、銀行振込処理のシステムと自動求人スカウトを自動化しています。
導入前は1つの申請や振込処理に対し、ページをまたいで5〜6回のクリックや都度のパスMicrosoft Word入力によって、30分〜1時間ほど時間がかかっていました。しかし自動化によって、その作業時間をほぼゼロにすることに成功しています。RPAの導入によって作業時間の短縮だけでなく、業務の正確さにもメリットを感じています。
| 企業名 | シー・システム株式会社 |
| 所在地 | 大阪市北区梅田2丁目5番6号 |
| 主な業務内容 | システム開発・RPA開発 |
| RPA導入前の課題 | 件数が増えるほど増加する作業時間 |
| RPA導入後の変化 | 自動入力で作業時間がほぼゼロ |
人的ミスを99％削減
情報システムの開発やネットワーク機器の販売を行う「株式会社NICS」は、データの手入力や手作業での移動、目視での照合などで工数がかかることが課題でした。システム本部で課題の抽出や検討を進め、課題の発見に繋がっています。課題の一例として、一人の社員が見積対応からお客さま対応など、さまざまな業務を抱えていることが判明しました。
主にデータの自動入力や照合の作業でRPAを活用した結果、年間約100時間の工数削減に成功しています。自動化されたことでスタッフは最終チェックだけになり、入力ミスは手動で入力していたときに比べて約99％削減されています。正確性も上がり、安心して他の作業に取り組めることにもメリットを感じています。
| 企業名 | 株式会社NICS |
| 所在地 | 岡山県玉野市宇野1丁目11番1号 |
| 主な業務内容 | 情報システムの開発・ネットワーク機器の販売 |
| RPA導入前の課題 | データの手入力や手作業での移動、目視での照合などで工数がかかる |
| RPA導入後の変化 | 人的ミスを99％削減 |
事務処理を自動化し年間4500時間の削減
主に多店舗展開する企業の施設管理業の請負を行う「株式会社日本ファシリティ」は、手作業の事務処理で現場が逼迫することが課題でした。管理する施設の数に比例して雪だるま式に事務作業が増加すると、そこに投じる人の数も増えます。事務処理の膨らみにスタッフの手と時間を取られるため、単純作業を自動化して業務効率化を図ろうとRPAを導入しました。
現場から送られてくるあらゆる種類の報告書を所定のフォルダに入れる作業、商材に関する情報をWeb上から取得する作業を自動化できたことが好影響とのことです。他にも社内の業務を順番にRPAで自動化していった結果、導入前と比べて年間4500時間の削減に成功しました。事務処理の時間が削減できたことによってスタッフのストレス軽減や、お客さまからの問い合わせに対して丁寧な対応ができるといったメリットも感じています。
| 企業名 | 株式会社日本ファシリティ |
| 所在地 | 札幌市中央区北2条西1丁目10ピア2・1 |
| 主な業務内容 | 多店舗展開する企業の施設管理業の請負 |
| RPA導入前の課題 | 手作業の事務所で現場が逼迫 |
| RPA導入後の変化 | 年間4500時間の削減 |
スモールスタートRPAで業務効率化を目指すなら
ここまでRPAで業務効率化ができることや業務効率化した事例をご紹介してきましたが、RPAで業務効率化を目指すなら、自社の課題や導入目的を明確にすることが大切です。
はじメーカらさまざまな業務をRPAで自動化することは困難でしょう。導入後、効果が高そうな業務から自動化し、使用する従業員が慣れたあとに自動化する範囲を広げていくことが大切です。
導入後は放置しない
RPA導入後は、そのまま放置することはできません。RPAがしっかりと稼働しているか、業務内容に変更があった場合、ロボットが修正されているか確認が必要です。
特に担当者の異動や退職時は注意が必要です。適切な引き継ぎがされていない場合、手順などがブラックボックス化されるリスクがあります。これらのリスクはマニュアル化や可視化、情報共有することで対策が可能です。
導入・運用コストを理解する
RPAの導入・運用にはコストがかかります。そのため自社にあっていないRPAを導入すると、メリットである人件費の削減を目指すどころか逆にコストがかかる可能性があります。
RPAを導入するためには自動化したい業務の選別やその業務にあったRPAの選定だけでなく、ロボットの作成・運用者の教育などが必要です。RPA導入までには、通常業務に加えて少なくともこれらの手順が必要になるでしょう。これらのデメリットは「ROBOT-HUB」を利用することで対策が可能です。
【ROBOT-HUB】
https://robot-hub.bizrobo.com/
「ROBOT-HUB」は、BizRobo!、SynchRoidで利用可能なロボットを、ユーザ様が自由にご利用いただけるオンラインサービスです。「ROBOT-HUB」は以下の特長があります。
・多くのアプリケーションケーションで動く
・多くの無料で使用できるロボットがある
・業務選定が不要
どの業務から効率化していいかわからない、効率化したい業務に対応するロボットを知りたい場合は「ROBOT-HUB」を利用して、自社にあったロボットを探してはいかがでしょう。多くの無料で使用できるロボットがあり、他のユーザ様のロボットのアイデアやノウハウを参考にすることができるため、ROI（費用対効果）が出やすいです。
さらにロボットのチューニングや保守のオンラインサービスがあり、安心して継続的な利用が可能です。「ROBOT-HUB」を利用することで、RPAをさらにスピーディに導入することができます。
【ROBOT-HUB】
https://robot-hub.bizrobo.com/
まとめ
企業がRPAを導入することで以下のような「繰り返し行う定形業務」「PCで完結する業務」の効率化が図れます。
・指定データの抽出
・抽出したデータの集計
・条件に基づいたデータチェック
・メールの一斉送信
・データのアップロードやダウンロード
しかしRPAはルール化されていない業務や人の判断・決断が必要な業務などは不得意なため、どの業務を自動化するか自社の課題や導入目的を明確にすることが大切です。最初から全ての業務を自動化するのではなく、導入後に効果が高そうな業務から徐々に自動化し、業務効率化を推進してはいかがでしょう。
